Factura Electrónica - DocSign

A infra-estrutura de confiança de uma organização constitui a base da sua solução de segurança, sendo a chave para assegurar a autenticação, privacidade e a não repudiação das comunicações e outras transacções. Assegurar-se de que as transacções são seguras e os clientes, parceiros comerciais e consumidores podem fazer negócios on-line com a total confiança, tornou-se essencial para as organizações que desejam usufruir dos benefícios inerentes à globalização dos negócios.

Aquando da "passagem" dos métodos tradicionais da utilização de papel e correio postal para o formato totalmente electrónico, há aspectos que têm de ser considerados, tais como a autenticação, confidencialidade, integridade e a não repudiação dos documentos electrónicos.

Deverá esntão existir um sistema capaz de adicionar às facturas emitidas uma assinatura digital, e desta forma garantir:

• Autenticação: o cliente tem a certeza de quem emitiu a factura, uma vez que o certificado utilizado para a verificação da certificado digital incluso é emitido por uma terceira parte de confiança – a Autoridade Certificadora;
• Integridade: a aposição de uma assinatura digital num documento garante a sua integridade, i.e., caso o documento seja alterado, invalida automaticamente a assinatura digital;
• Não repudiação: o cliente tem a garantia, expressa em forma de lei, de que o emissor do documento não poderá, à posteriori, negar a sua emissão.

A DigitalSign apresenta uma solução capaz de incluir uma assinatura digital nos documentos em formato PDF (Portable Document Format) – o sistema DocSign.

Este sistema é composto por módulos, os quais podem ser adquiridos separadamente:

Certificado Digital
Por inerência da tecnologia utilizada – criptografia de chave pública – torna-se necessária a emissão de um certificado digital por parte da Autoridade Certificadora (a DigitalSign) à organização que vai assinar digitalmente as facturas (o CLIENTE).

Proxy de Assinatura

Conforme diagrama acima, o sistema a recebe como entrada a localização do documento a assinar (em formato PDF), devolvendo o mesmo documento assinado digitalmente.

O sistema em causa é multi-organização, o que significa que o CLIENTE poderá, assinar documentos de diversas organizações sob a sua alçada, utilizando o mesmo sistema.

Este módulo deverá correr em máquina própria (servidor) disponibilizada e gerida pela DigitalSign, de forma a ser totalmente independente e não criar qualquer tipo de interferência com os sistemas já existentes.

Dado que o único requisito é o de que os documentos a assinar sejam em formato “PDF”, este sistema não se limita a ser integrado com sistemas de facturação, pelo que poderá ser utilizado para qualquer tipo de documento (contratos, extractos bancários, propostas, documentos de marketing, etc.).

A gestão deste serviço é feita através de interface web, facultando aos responsáveis a capacidade de iniciar/parar o serviço, configuração e acesso a informação de logs, como sejam os acessos ao sistema, os documentos assinados com sucesso, os erros de assinatura, etc.

Benefícios dos Documentos Electrónicos

• Redução drástica dos custos:
  • Supressão total de custos directos, como seja os de comunicação (selo postal e eventual registo), papel e envelopes
  • Redução significativa dos custos indirectos, como seja os relativos à impressão, envelopagem, manuseamento e arquivo.
• Simplicidade nos processos internos:
  • Desmaterialização dos documentos, i.e., suprime a produção, circulação e arquivo de documentos em suporte de papel
  • Possibilidade de criação de processos de workflow electrónicos, com enormes vantagens, especialmente em grandes organizações
• Relacionamento com o cliente:
  • A "entrega" da factura ao cliente é instantânea, podendo acelerar o seu recebimento
  • Um sem número de possibilidades, no que se refere a acções de marketing, envio de avisos, definição de grupos, etc.
• Inovação e ecologia:
  • Cativação de novos clientes devido à inovação e aspectos ecológicos (redução do consumo de papel)