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A Faturação Eletrónica é obrigatória na Administração Pública já em 2019

A partir do dia 18 de Abril de 2019, todas as organizações que operem no âmbito da contratação pública devem, obrigatoriamente, emitir faturas eletrónicas em conformidade com a Directiva Europeia 2014/55/EU.


A Faturação Eletrónica tem novas regras

O novo Decreto-Lei n.º. 28/2019, de 15 de Fevereiro, cria as condições para a fatura sem papel, com a dispensa de impressão de faturas, incentivando a faturação eletrónica e arquivo eletrónico de documentos – consulte o Decreto-Lei aqui.


Conceito

Na prática, uma fatura eletrónica é um documento idêntico à tradicional fatura em papel, que mantém um valor legal idêntico, porém, todo o seu ciclo de vida é digital: a emissão, envio, receção e arquivo das faturas decorre unicamente por via eletrónica devendo ser garantida a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo da fatura através da sua assinatura eletrónica.

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VANTAGENS

As principais vantagens de adquirir a solução de assinatura eletrónica avançada de faturação eletrónica.

Autenticidade

Garante a identidade do emitente da fatura eletrónica, confirmando a autenticidade da sua origem.

Integridade

A assinatura elétronica permite detetar qualquer alteração ao conteúdo da fatura eletrónica.

Segurança

Garante a existência de mecanismos seguros, que permitem o seu controlo, para a criação de faturas eletrónicas.

Obrigatoriedade legal da assinatura das faturas eletrónicas pelo emitente

A prática de uma fatura eletrónica ser assinada por um terceiro (Software House ou plataforma de faturação) que não o seu emitente, viola a legislação Europeia e Nacional, aplicável à faturação eletrónica em matéria de IVA – nomeadamente a Directiva 2010/45 e Art. 6.º e 12.º do Decreto-Lei n.º 28/2019 de 15 de Fevereiro.


A este propósito a Autoridade Tributária já emitiu informação vinculativa, com as seguintes conclusões:

Autoridade Tributária

" 28. Face ao exposto, e relativamente às questões suscitadas, podemos concluir:

i) Uma fatura eletrónica pode ser assinada eletrónicamente por um terceiro que não o seu emitente?
Sendo uma assinatura eletrónica o resultado de um processamento eletrónico de dados suscetível de constituir objeto de direito individual e exclusivo e de ser utilizado para dar a conhecer a autoria de um documento eletrónico, conforme definição constante no artigo 2.° do Decreto-lei n.° 290-D/99, de 2 de agosto, não pode uma fatura eletrónica ser assinada eletronicamente por um terceiro;

ii) Se uma terceira entidade disponibilizar uma aplicação de faturação, para terceiros emitirem as suas faturas, pode a entidade que disponibiliza a aplicação ser considerada emitente das faturas, mesmo que não assuma contratualmente qualquer responsabilidade pela informação colocada nas faturas que vai assinar?
Uma entidade que disponibilize uma aplicação de processamento de faturação, para terceiros emitirem as suas faturas, não pode ser considerada emitente das mesmas; "

O desrespeito deste requisito impede a liquidação e dedução do IVA.

Clique Aqui para ter acesso ao documento na íntegra.

Faturação Eletrónica

Assegure que a faturação eletrónica cumpre a legislação aplicável

Até 31/12/2020 é possível a aposição de uma assinatura eletrónica avançada, mas a partir desta data é obrigatória a aposição de uma assinatura eletrónica (ou selo eletrónico) qualificada, para garantir a identidade do emitente da fatura e a integridade do seu conteúdo, requisitos essenciais para cumprir com o previsto no Art. 12º do Decreto-Lei n.º 28/2019.

  • - Utilize sempre um certificado emitido por uma entidade certificadora credenciada junto do Gabinete Nacional de Segurança.

  • - Não assine as suas faturas com recurso a um certificado emitido em nome de outra entidade/organização.

  • - Exija sempre a validação cronológica das suas faturas eletrónicas, através da aposição de um selo temporal.

  • - Garanta que a entidade certificadora emissora do seu certificado digital se encontra no estado de Autorizado na respetiva Trusted List, publicada pela Comissão Europeia, disponível para consulta aqui.


Ainda com dúvidas? Consulte os comunicados e white paper sobre o tema:


Comunicado sobre a faturação na administração pública


Comunicado das novas regras de faturação eletrónica


White Paper



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Preparamos algumas respostas para si...

Uma fatura é um documento comercial cuja emissão é, em regra, obrigatória para todos os transmissores de bens ou prestadores de serviços, sendo um elemento essencial para o Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA), na medida em que confere aos adquirentes dos bens ou aos destinatários dos serviços um direito de crédito perante o Estado, que se consubstancia no exercício do direito à dedução do imposto nela incorporado.

A fatura eletrónica é o mesmo documento comercial, mas reduzido a um formato eletrónico, isto é, "desmaterializado". A fatura eletrónica tem o mesmo valor legal que a fatura em papel, desde que contenha as menções obrigatórias para qualquer fatura, e satisfaça as condições exigidas na lei para garantir a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo.

Não. Já é possível adotar a faturação eletrónica contendo a legislação aplicável todos os elementos necessários para a sua correta adoção.

Sim. O prazo inicialmente previsto para a obrigatoriedade da adoção da faturação eletrónica, na contratação pública, era de 1 de Janeiro de 2019, no entanto foi recentemente publicado o Decreto-Lei n.º 123/2018, que define o modelo de governação para a implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos e, entre outros, estabeleceu prazos alternativos para a obrigatoriedade de faturação eletrónica no âmbito dos contratos públicos, em que se estabelece como obrigatória a faturação eletrónica, apenas a partir de 18 de Abril de 2019, para os organismos da administração direta do estado e institutos públicos. Este prazo foi alargado até abril de 2020 para os restantes organismos públicos e para as grandes empresas, sendo que as PME’s beneficiam de uma extensão do prazo até 31 de Dezembro de 2020.

É importante realçar que alguns aspetos essenciais do regime da fatura eletrónica já se encontram regulados quer no Código do IVA (Art. 36.º n.º 10) quer no Decreto-Lei n.º 196/2007, contudo, outros, tais como o formato do ficheiro a ser utilizado, espera-se que sejam definidos através de portaria, a ser publicada até à entrada em vigor da obrigatoriedade da faturação eletrónica na contratação pública.

A lei afirma claramente a sua equivalência à fatura em papel, desde que cumpridos os requisitos gerais a que deve obedecer qualquer fatura, acrescidos dos requisitos específicos para a fatura eletrónica.

Existem duas tipologias distintas de faturação eletrónica: em formato estruturado e em formato não estruturado.

Aquelas emitidas num ficheiro com formato estruturado permitem o seu processamento automático pelos sistemas informáticos, mas não são legíveis pelo olho humano, sendo o exemplo mais comum o formato XML, sendo esta a tipologia que será adotada no âmbito da contratação pública.

Aquelas emitidas num ficheiro não estruturado são criadas através de um processo não automatizado, que envolve a utilização de tenologia de reconhecimento ótico de caracteres (OCR). É o caso das faturas emitidas em ficheiro PDF e que, geralmente, são adotadas no âmbito da faturação no setor privado e para o cliente final.

Sim. Em termos gerais, os sujeitos passivos podem emitir faturas ou documentos equivalentes por via eletrónica, desde que seja garantida a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo, mediante uma assinatura eletrónica avançada ou intercâmbio eletrónico de dados (EDI).

Situação diferente resulta da transposição da diretiva 2014/55/EU, através do Decreto-Lei n.º 111-B/2017, de 31 de agosto, que alterou o Código dos Contratos Públicos (CCP), já que vai passar, de acordo com os prazos indicados no ponto 2, a ser obrigatória a emissão de faturas eletrónicas no âmbito da contratação pública.

Existe alguma tendência para confundir os meios eletrónicos de transmissão utilizados com a forma dos documentos transmitidos.

Desde que seja garantida a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo mediante assinatura eletrónica avançada ou selo eletrónico avançado nos termos do Regulamento (UE) n.º 910/2014 do parlamento europeu e do conselho de 23 de julho de 2014 ou intercâmbio eletrónico de dados (EDI), tal como vem definido na Recomendação 1994/820/CE, da Comissão, de 19 de Outubro de 1994, poderão ser utilizados quaisquer meios eletrónicos de transmissão disponíveis.

Sim, desde que aposta uma assinatura eletrónica avançada na fatura eletrónica, e desde que a entidade emitente não esteja obrigada a utilizar alguma plataforma específica como é o caso do Portal da Fatura Electrónica na Administração Pública da ESPAP (obrigatório para as entidades previstas no nº3 do Decreto-Lei n.º 123/2018). No entanto que fique claro que a introdução de dados no corpo da mensagem de correio eletrónico não é aceite como fatura eletrónica nos termos da lei.

No âmbito da contratação pública a forma da faturação eletrónica deverá ocorrer através de um ficheiro estruturado, permitindo assim a automatização de todo o processo. O formato deste ficheiro será definido através de portaria, de acordo com o n.º 5 do artigo 299.º-B do Decreto-Lei n.º 111-B/2017 de 31 de agosto, mas que ainda aguarda publicação, prevendo-se, todavia, que seja adotado o formato UBL V2.1, de acordo com a norma europeia EN 16931-2017. Para mais informações técnicas sobre o formato a adotar poderá consultar o seguinte documento, publicado pela ESPAP:

https://www.espap.gov.pt/Documents/servicos/sp_fin/v1.6.7_Manual%20Fornecedores_1.6_Doc_Eletronicos.pdf

Na faturação eletrónica, para o setor privado, não existe qualquer obrigatoriedade de utilização de um formato específico desde que seja garantida a autenticidade e integridade da mesma.

Não. As duas únicas formas de emitir faturas eletrónicas são aquelas que em que seja garantida a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo, mediante a aposição de uma assinatura eletrónica avançada ou em que estas garantias sejam asseguradas por intercâmbio eletrónico de dados, vulgarmente designado pelo acrónimo EDI.

A nível nacional, o certificado digital legalmente exigido para a faturação eletrónica é o certificado digital avançado. Este certificado deve ser emitido por uma entidade certificadora devidamente credenciada junto do gabinete nacional de segurança, como é o caso da DigitalSign. Para mais informações sobre o tema consultar o Guia de Comunicações para a Transmissão de Faturas Eletrónicas para a AP, a partir da página 5.

O certificado digital utilizado para realizar a assinatura deve, obrigatoriamente, ser emitido em nome da entidade emissora das faturas, isto é o sujeito passivo. O objetivo da utilização do certificado é identificar de forma unívoca a entidade emitente das faturas eletrónicas.

Não são aceites pela Autoridade Tributária faturas eletrónicas emitidas por uma entidade e assinadas por outra legalmente distinta, já que tal se reveste na falta de cumprimento da legislação aplicável. Visa-se, desta forma, garantir o princípio da autenticidade das faturas e da responsabilização do emitente salvaguardando-se que a entidade que assina as faturas é a autora das mesmas.

Neste sentido, se utilizar uma plataforma de faturação eletrónica, exija sempre que as suas faturas estejam assinadas por certificado digital emitido em nome da sua empresa.

Depende dos requisitos legais aplicáveis. Em Espanha, por exemplo, é imposta pela lei a obrigatoriedade de ser utilizado um certificado qualificado para assinar as faturas eletrónicas.

A pensar nos seus clientes, e nesta realidade, a DigitalSign está a preparar o lançamento de um novo produto: o certificado digital qualificado armazenado em software para a faturação eletrónica.

Sim, desde que o certificado não possua quaisquer limitações quanto ao âmbito da sua utilização. Importa, também, que tenha em consideração que no caso de utilizar um certificado digital de selo eletrónico, destinado exclusivamente a pessoa coletivas, beneficia do facto de não serem partilhados quaisquer dados pessoais mas apenas os dados da organização.

Os sujeitos passivos que emitam ou recebam faturas ou documentos equivalentes por via eletrónica deverão conservar em suporte papel listagens que as identifiquem, por cada período de tributação (mensal ou trimestral), devendo essas listagens conter, nomeadamente, a identificação das faturas (números e data), a identificação e NIF (número de identificação fiscal) do emissor e do recetor, montante de IVA liquidado e o montante total da fatura ( art.º 45.º e art.º 48.º do CIVA).

De acordo com o estabelecido no n.º 4 do art.º 52.º do CIVA, as faturas ou documentos equivalentes emitidos e recebidos por via eletrónica são arquivadas em suporte eletrónico, desde que se encontre garantido à Administração Tributária o acesso completo e em linha aos dados e esteja assegurada a integridade da origem e do conteúdo.

Os sujeitos passivos são obrigados, por força do n.º 1 do art.º 52.º do CIVA, a arquivar e conservar em boa ordem, durante os 10 anos subsequentes, todas as faturas ou documentos equivalentes, emitidos e recebidos em suporte eletrónico. O arquivo obrigatório pode ser feito pelo próprio ou em regime de prestação de serviços por entidades terceiras em nome e por conta do sujeito passivo.

Com certeza! Este tipo de processos depende, acima de tudo, de dois fatores: da adesão do mercado e das regras de negócio interempresariais. A coexistência entre a fatura eletrónica e a fatura em papel é inevitável.

Sim, a Lei permite que a exploração do sistema informático ou o armazenamento dos dados se efetue fora do país. Neste caso, o sujeito passivo inspecionado deverá facultar à administração tributária portuguesa o acesso a partir do território nacional e assegurar o apoio necessário, designadamente através da instrução sobre os procedimentos a adotar para aceder ao sistema informático de apoio à faturação e para a consulta dos dados armazenados.

Se tem mais dúvidas ou não encontra o que procura, contacte-nos