Manual de PDFInvoice
Coloque as suas faturas à Velocidade da Luz
O PDF Invoice é uma aplicação para instalar no seu computador, que vai integrar facilmente com a sua aplicação de faturação, assinando eletronicamente as suas faturas e enviando-as de forma automática para os seus clientes.
Índice
Este documento descreve os processos de configurações das Transacções Electrónicas relativas à Factura Electrónica. No âmbito da faturação eletrónica sente-se cada vez mais a necessidade de simplificar os processos e custos de envio de fatura.
Requisitos mínimos:
- Windows XP ou superior ;
- Java 7 update 51 ;
- PDF Sign & Seal 6.3.4 ;
Abra o executável de instalação que lhe foi fornecido.
De seguida escolha a opção “Seguinte”.
Verifique se o sistema operativo indicado é o seu e clique em “Seguinte”. Se a plataforma não for a apresentada escolha a opção “Outras Opções” e clique na sua plataforma.
Escolha a opção “Instalar”.
Escolha a opção “Seguinte”.
Escolha a opção “Instalar”.
Escolha a opção “Seguinte”.
Escolha a opção “Instalar”
Escolha a opção “Concluir”.
Escolha a opção “Seguinte”.
Agora pode alterar a pasta onde o PDFInvoice vai ser instalado mas recomenda-mos que não o faço e escolha a opção “Seguinte”.
Recomenda-mos que selecione a opção “Criar ícone no Ambiente de Trabalho”, para criar um atalho do PDFInvoice no ambiente de trabalho. De seguida, escolha a opção “Seguinte”.
Escolha a opção “Instalar”.
Escolha a opção “Concluir”.
Nesta etapa o PDFInvoice já se encontra instalado na sua máquina.
Agora é iniciada a instalação de PDF Sign & Seal, caso o mesmo já esteja instalado no seu computador cancele a instalação, se tiver que instalar o mesmo e surgir alguma dúvida deverá consultar o Manual de Instalação do PDF Sign & Seal.
Devem constar obrigatoriamente no documento fiscal (fatura) os seguintes campos de identificação:
- Identificação da Entidade (Nome do cliente/devedor);
- Identificação do Documento (Tipo e numero do documento);
- Identificação do Email (Endereço eletrónico do cliente/devedor) – Normalmente, o email não é referenciado na fatura, desde modo, deverá acrescentar este campo a partir do programa de faturação usada pela vossa organização.
Nota: Nas pastas de Entrada, Saída e Arquivo apenas devem constar ficheiros em formato PDF
O PDF Sign&Seal deve ser configurado com as preferências de assinatura que serão utilizadas. Para isso, o programa deve ser aberto, e deverá escolher a opção “Preferências”-“Definições”, na barra superior.
De seguida, surgirá a seguinte janela onde deverá selecionar o certificado que pretenderá assinar e nesse mesmo certificado deverá surgir uma estrela, á sua esquerda, como podemos ver na figura abaixo, em que o certificado escolhido é "EMPRESA DE TESTES”.
Na mesma janela, devemos ir ao separador “Localização & Aparência da assinatura” para surgir a seguinte janela onde devem ser introduzidas as preferências que deverão variar, de utilizador para utilizador, de acordo com a utilização pretendida.
Na coluna do lado esquerdo da janela, deverá ser escolhida a opção “Avançadas” e marcar o visto na opção “Habilitar a assinatura/protecção instantânea, i.e., a caixa de diálogo do PDF Sign&Seal não será mostrada”.
Deve ser exportado, do ERP utilizado, um documento modelo, para a pasta “FTModelo”, com informação exemplo.
No Programa de PDFSign&Seal, no separador formulários, adicionar um “Campo de Assinatura”, desenhar uma caixa que circunscreve o campo de dados que se pretende guardar. Guardar este campo de assinatura com um nome alusivo ao dado em questão (ex.: “documento”, “email” e “cliente”).
Nota: Desenhar uma caixa que circunscreve o cumprimento máximo de cada campo.
De seguida, deve ir às definições do PDFInvoice e escolher a opção “Definições do Modelo”
Surgirá a seguinte janela, onde deverá ser escolhida a localização do ficheiro modelo e os campos de assinatura criados anteriormente:
Para a sua configuração deve-se, no PDFInvoice, ir á opção “Configurações”, depois clicar em “Email”.
Definições de Envio
- Email de Envio – identificar o endereço de correio eletrónico da conta do remetente através do qual serão enviados os documentos fiscais;
- Email “BCC” – identificar o endereço de correio eletrónico da conta do destinatário em “BCC”. Para esta conta será enviados todos os documentos enviados para a contas dos clientes mais o relatório de envio;
- Servidor SMTP – identificar o servidor de envio da conta de email do remetente;
- Porta – identificar a porta do smtp de envio da conta de email do remetente;
- Autenticação – deverá escolher o tipo de autenticação utilizado pelo servidor de envio de email;
- Utilizador – identificar o utilizador de autenticação da conta de email do remetente;
- Senha – colocar a senha de autenticação da conta de email do remetente;
Definições de Pastas
-Pasta de Entrada – Definir a pasta onde estão localizados os documentos fiscais em formato PDF guardados a partir do programa de faturação e que deverão ser assinados e enviados;
-Pasta de Saída – Definir a pasta para a qual serão movidos automaticamente todos documentos, depois de enviados;
-Pasta de Arquivo - Definir a pasta para a qual serão movidos os documentos, quando são arquivados;
Para ser possível a assinatura dos documentos os mesmos devem ser guardados na pasta do PDFInvoice, com o nome “FTEntradas”. Para isso pode-se configurar o ERP utilizado para guardar os documentos nessa mesma pastas ou os mesmo podem ser movidos manualmente para essa pasta.
Nota: Nas pastas de Entrada, Saída e Arquivo apenas devem constar ficheiros em formato PDF
Posteriormente no PDFInvoice deve escolher a opção “+” à esquerda de “Documentos” e de seguida “Itens a enviar”, surgirá a lista de documentos que tem na pasta de entrada e conseguimos ver se os mesmos já foram assinados, na coluna “Assinado”.
De seguida, deverá clicar no botão “Assinar” e surgirá uma janela para introduzir o PIN do seu certificado, introduza o mesmo e clique em OK.
Deverá confirmar que o documento foi assinado, para isso a coluna “Assinado” deverá ter a informação “SIM” na linha do documento.
Para ser possível o envio dos documentos deverá confirmar que o passo anterior foi cumprido e que o documento se encontra assinado. Agora no mesmo local onde o documento é assinado deve clicar em “Enviar” e verificar que o mesmo é enviado, quando isso acontecer o mesmo deve desaparecer da lista de “Itens a enviar” e aparecer na lista de “Itens enviados”.
Para arquivar os documentos estes devem já ter sido assinados e enviados, sendo automaticamente movidos para a lista de “Itens enviados”. Para aceder a essa lista deve escolher a opção “+” à esquerda de “Documentos” e de seguida “Itens enviados”, surgirá a lista de itens que já foram assinados e enviados e agora deverá clicar em “Arquivar” para os documentos serem movidos para a lista de “Itens arquivados”.
Descrição
Erro ao enviar Relatorio;
Motivo(s)
Configuração errada da conta de email;
Resolução
Deve verificar as suas configurações de email e se necessário, proceder às devidas alterações;
Descrição
Erro ao ler ficheiro (Documento Fiscal);
Motivo(s)
Ficheiro Inexistente na pasta de entrada ou de saída;
Ficheiro está a ser utilizado por alguma aplicação;
Resolução
Deve verificar se o ficheiro ainda existe na pasta de entrada ou de saída;
Fechar todas as aplicações que podem estar a utilizar o ficheiro;
Descrição
Erro de envio;
Motivo(s)
Configuração errada da conta de email;
Ligação á Internet instavel ou inexistente;
Resolução
Deve verificar as suas configurações de email e se necessário, proceder às devidas alterações;
Verificar a sua ligação à Internet;
Descrição
Falha ao mover ficheiro para saídas;
Motivo(s)
Esse ficheiro já existe na pasta de arquivo;
Ficheiro está a ser utilizado por alguma aplicação;
Ficheiro Inexistente na pasta de saída;
A pasta de saída ou de arquivo não está definida;
Resolução
Deve verificar se esse ficheiro já se encontra na pasta de arquivo;
Fechar todas as aplicações que podem estar a utilizar o ficheiro;
Deve verificar se o ficheiro ainda existe na pasta de saída;
Deve verificar se as pastas de saída e de arquivo estão bem definidas, na configuração de email;
Descrição
Erro ao ler os dados;
Motivo(s)
Base de dados inexistente;
Resolução
Deve reiniciar a aplicação e preencher novamente as definições de email e do modelo;
Descrição
Erro ao guardar os dados;
Motivo(s)
Base de dados inexistente;
Configurações não definidas;
Resolução
Deve reiniciar a aplicação e preencher novamente as definições de email e do modelo;
Deve verificar se as configurações de email e do modelo estão devidamente preenchidas;
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