Considerando vários pedidos de informação relativos à obrigatoriedade de faturação eletrónica na Contratação Pública, e considerando a recente publicação do Decreto-Lei n.º 123/2018 no passado dia 28 de Dezembro, vimos prestar alguns esclarecimentos:
a) A obrigatoriedade legal da faturação eletrónica para o Estado, inicialmente prevista para 1 de Janeiro, foi adiada para 18 de Abril de 2019, a saber:
- Os serviços de administração direta do estado e os institutos públicos, enquanto entidades adjudicantes e contraentes públicos, são obrigados a receber e processar faturas eletrónicas a partir de 18 de abril de 2019;
- Os restantes contraentes públicos são obrigados a receber e processar faturas eletrónicas a partir de 18 de abril de 2020, sendo que as pequenas e médias empresas beneficiam de uma extensão do prazo até 31 de dezembro de 2020.
De acordo com a legislação aplicável à faturação eletrónica, nomeadamente o art. 233.º da Diretiva Europeia 2006/112/CE, o art. 36.º do Código do IVA e o art. 3.º do Decreto-lei n.º 196/2007, os emissores de faturas eletrónicas podem optar por um dos seguintes métodos para o envio das suas faturas eletrónicas:
1) O envio direto da fatura eletrónica para a entidade pública, ou para o portal de receção de faturas indicado pela entidade pública, bastando que a mesma esteja devidamente assinada com recurso a uma assinatura eletrónica avançada
ou
2) Através da utilização de um sistema EDI (desde que os respetivos emitentes e destinatários outorguem um acordo que siga as condições jurídicas do 'Acordo tipo EDI europeu', aprovado pela Recomendação n.º 1994/820/CE, da Comissão, de 19 de outubro, relativa aos aspetos jurídicos da transferência eletrónica de dados e que implica a integração total dos sistemas de faturação entre fornecedor e cliente)
b) O emitente das faturas possui a discricionariedade de optar pelo método de envio, devendo, porém, informar a entidade recetora das faturas qual o método de envio escolhido, exceto nos casos previstos no Decreto-Lei 123/2018 - em que a faturação para Administração Central e Institutos Públicos é obrigatoriamente feita através da plataforma da ESPAP em fase de operacionalização/testes.
Mais informação em https://www.espap.gov.pt/spfin/Paginas/spfin.aspx#maintab5
c) No caso da opção mais comum, o método 1 - que passa pelo envio direto das faturas eletrónicas, sem recurso a qualquer plataforma - a legislação obriga à assinatura digital das mesmas, através da aposição de uma assinatura eletrónica avançada. O certificado digital utilizado para realizar a assinatura deve, obrigatoriamente, ser emitido em nome da entidade emissora das faturas. Não são aceites pela Autoridade Tributária faturas eletrónicas emitidas por uma entidade e assinadas por outra, legalmente distinta desta, por falta de cumprimento da legislação aplicável. Visa-se, desta forma, garantir o princípio da autenticidade das faturas e da responsabilização do emitente salvaguardando-se que a entidade que assina as faturas é a autora das mesmas.
Neste sentido, se utilizar uma plataforma de faturação eletrónica, exija sempre que as suas faturas estejam assinadas por certificado digital emitido em nome da sua empresa.
Deverá, do mesmo modo, utilizar certificados digitais emitidos por uma entidade certificadora, que esteja registada junto de uma autoridade credenciadora (em Portugal, Gabinete Nacional de Segurança) e que simultaneamente esteja contida na trusted list desta autoridade, tal como descrito no Guia de Comunicações para a Transmissão de Faturas Eletrónicas para a AP, disponível para consulta aqui:
https://www.espap.gov.pt/Documents/servicos/sp_fin/v1.6.7_Manual_Fornecedores_1.0_Comunicacoes.pdf
d) O formato das faturas eletrónicas no âmbito da contratação pública deverá ser definido através de portaria, que ainda aguarda publicação, sendo prevista a adoção do formato Europeu XML - UBL V2.1, podendo, como complemento, ser também emitida uma fatura eletrónica no formato tradicional de PDF. Qualquer dos formatos deve ser obrigatoriamente assinado pelo emitente para garantir autenticidade da origem e integridade da fatura.
A emissão neste novo formato (XML -UBL 2.1) será assegurada pelos diversos softwares de faturação já em uso e certificados pela AT. Sugerimos que contactem o vosso fornecedor de software de modo a obter a data de disponibilização desta funcionalidade de emissão/impressão das faturas no formato XML.
Caso pretenda uma solução de faturação eletrónica em formato PDF, que pode ser utilizada também para a faturação eletrónica no setor privado, podem consultar o nosso site aqui
e) O certificado digital adequado para assinar as suas faturas eletrónicas é o certificado digital avançado.
De modo a complementar a nossa oferta, prevemos ainda a criação de um novo tipo de certificado digital, que será qualificado, mas armazenado em software. Este novo produto, que poderá ser utilizado para a faturação eletrónica dirigida a Países Comunitários onde este tipo de certificado é obrigatório - como é o caso de Espanha - será anunciado brevemente.
f) Pode adquirir o certificado avançado no nosso website em Certificado Avançado de Faturação Eletrónica
g) Alertamos que o não cumprimento das normas legais acima descritas, ou seja, que as faturas eletrónicas não sigam os formatos referidos ou não estejam devidamente assinadas eletronicamente pelo seu emitente, podem originar a correção das declarações do IVA pela AT e, eventualmente, processos de contraordenação que podem resultar em coimas avultadas para os infratores.
Estamos à disposição para garantir uma adoção simples e com baixos custos do novo sistema de faturação eletrónica para a Administração Pública e Entidades Privadas. Contacte a nossa linha de suporte ou por e-mail suporte@digitalsign.pt em caso de dúvidas.
