Faturação eletrónica obrigatória!

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A Faturação Eletrónica é obrigatória na Administração Pública já em 2021

Em Janeiro de 2021 a faturação eletrónica passa a ser obrigatória na contratação pública em conformidade com a Diretiva Europeia 2014/55/EU.

De acordo com as recentes alterações introduzidas pelo Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7 de abril, no âmbito das medidas excecionais aprovadas no contexto de pandemia da doença COVID-19 foram alterados os prazos estabelecidos pelo artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro, sendo que é obrigatória a sua adoção até 31 de dezembro de 2020 para as grandes empresas, 30 de junho de 2021 para as pequenas e médias empresas e até 31 de dezembro de 2021 para as microempresas.


A Faturação Eletrónica tem novas regras

O Decreto-Lei n.º. 28/2019, de 15 de Fevereiro, regula vários aspetos fiscais sobre a emissão de faturas eletrónicas. Uma das mais importantes alterações introduzidas foi estabelecer que a partir de 31 de Dezembro de 2020 as faturas devem possuir um selo/assinatura eletrónica qualificados.


Conceito

Na prática, uma fatura eletrónica é um documento idêntico à tradicional fatura em papel, que mantém um valor legal idêntico, porém, todo o seu ciclo de vida é digital: a emissão, envio, receção e arquivo das faturas decorre unicamente por via eletrónica. Deve ser garantida a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo da fatura, através da utilização da aposição de um Selo Eletrónico Qualificado, no caso de pessoas coletivas, e de uma Assinatura Eletrónica Qualificada, no caso de pessoas singulares.

Decreto-Lei nº28/ 2019

Alteração do tipo de certificado digital a utilizar: selo eletrónico qualificado ou assinatura eletrónica qualificada.



Decreto-Lei nº123/ 2018

de 28 de Dezembro, alterado pelo Decreto-Lei n.º 14-A/2020

31 DEZEMBRO 2020

Grandes empresas:

+250 funcionários

>50.000.000 faturação

>43.000.000 balanço




30 JUNHO 2020

Pequenas e médias empresas




31 DEZEMBRO 2021

Microempresas

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LEGISLAÇÃO

Fique a conhecer os recentes desenvolvimentos legais na área da Faturação Eletrónica

Veja aqui o nosso comunicado sobre o tema, sendo que em baixo pode consultar, na íntegra, os documentos emitidos pela Autoridade Tributária e pelo Gabinete Nacional de Segurança.

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Preparamos algumas respostas para si...

Uma fatura é um documento comercial cuja emissão é, em regra, obrigatória para todos os transmissores de bens ou prestadores de serviços, sendo um elemento essencial para o Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA), na medida em que confere aos adquirentes dos bens ou aos destinatários dos serviços um direito de crédito perante o Estado, que se consubstancia no exercício do direito à dedução do imposto nela incorporado.

A fatura eletrónica é o mesmo documento comercial, mas reduzido a um formato eletrónico, isto é, 'desmaterializado'. A fatura eletrónica tem o mesmo valor legal que a fatura em papel, desde que contenha as menções obrigatórias para qualquer fatura, e satisfaça as condições exigidas na lei para garantir a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo.

Não. Já é possível adotar a faturação eletrónica contendo a legislação aplicável todos os elementos necessários para a sua correta adoção.

Sim. O Decreto-Lei n.º 123/2018 define o modelo de governação para a implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos e, entre outros, estabeleceu prazos alternativos para a obrigatoriedade de faturação eletrónica no âmbito dos contratos públicos, em que se estabelece como obrigatória a faturação eletrónica, a partir de 18 de abril de 2019, para os organismos da administração direta do estado e institutos públicos. Este prazo foi alargado para 1 de janeiro de 2021 para as grandes empresas, sendo que os restantes organismos públicos e as PME’s beneficiam de uma extensão do prazo até 1 de julho de 2022.

A lei afirma claramente a sua equivalência à fatura em papel, desde que cumpridos os requisitos gerais a que deve obedecer qualquer fatura, acrescidos dos requisitos específicos para a fatura eletrónica, tal como está previsto no n.º 1, do artigo 12º do Decreto-Lei n.º 28/2019.

Existem duas tipologias distintas de faturação eletrónica: em formato estruturado e em formato não estruturado.

Aquelas emitidas num ficheiro com formato estruturado permitem o seu processamento automático pelos sistemas informáticos, mas não são legíveis pelo olho humano, sendo o exemplo mais comum o formato XML (CIUS-PT), tendo sido esta a tipologia adotada no âmbito da contratação pública.

Aquelas emitidas num ficheiro não estruturado são criadas através de um processo não automatizado, que envolve a utilização de tenologia de reconhecimento ótico de caracteres (OCR). É o caso das faturas emitidas em ficheiro PDF e que, geralmente, são adotadas no âmbito da faturação no setor privado (B2B) e para o cliente final (B2C).

Sim. Em termos gerais, os sujeitos passivos podem emitir faturas ou documentos equivalentes por via eletrónica, desde que seja garantida a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo, mediante uma assinatura eletrónica qualificada, selo eletrónico qualificado ou intercâmbio eletrónico de dados (EDI).

Situação diferente resulta da transposição da diretiva 2014/55/EU, através do Decreto-Lei n.º 111-B/2017, de 31 de agosto, que alterou o Código dos Contratos Públicos (CCP), tornando obrigatória a emissão de faturas eletrónicas no âmbito da contratação pública, de acordo com os prazos apresentados no início desta página.

Existe alguma tendência para confundir os meios eletrónicos de transmissão utilizados com o formato dos documentos transmitidos.

Desde que seja garantida a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo mediante assinatura eletrónica qualificada ou selo eletrónico qualificado nos termos do Regulamento (UE) n.º 910/2014 do parlamento europeu e do conselho de 23 de julho de 2014 ou intercâmbio eletrónico de dados (EDI), definido na Recomendação 1994/820/CE, da Comissão, de 19 de outubro de 1994, poderão ser utilizados quaisquer meios eletrónicos de transmissão disponíveis.

Sim, desde que aposta uma assinatura eletrónica qualificada na fatura eletrónica, e desde que a entidade emitente não esteja obrigada a utilizar alguma plataforma específica como é o caso do Portal da Fatura Eletrónica na Administração Pública da ESPAP (obrigatório para as entidades previstas no nº3 do Decreto-Lei n.º 123/2018). No entanto que fique claro que a introdução de dados no corpo da mensagem de correio eletrónico não é aceite como fatura eletrónica nos termos da lei da contratação pública

No âmbito da contratação pública o formato da faturação eletrónica deverá ocorrer através de um ficheiro estruturado, permitindo assim a automatização e interoperabilidade de todo o processo. O formato deste ficheiro foi definido pelo ESPAP, nomeadamente, o formato CIUS-PT, de acordo com a norma europeia EN 16931-2017. Para mais informações técnicas sobre o formato a adotar poderá consultar o seguinte documento, publicado pela ESPAP:

https://www.espap.gov.pt/spfin/normas/Paginas/normas.aspx

Na faturação eletrónica, para o setor privado, não existe qualquer obrigatoriedade de utilização de um formato específico desde que seja garantida a autenticidade e integridade da mesma.

Não. As duas únicas formas de emitir faturas eletrónicas são aquelas que em que seja garantida a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo, mediante a aposição de uma assinatura/selo eletrónico qualificado ou em que estas garantias sejam asseguradas por intercâmbio eletrónico de dados, vulgarmente designado pelo acrónimo EDI.

A nível nacional, o certificado digital legalmente exigido para a faturação eletrónica é o certificado digital qualificado de selo ou assinatura. Este certificado deve ser emitido por uma entidade certificadora devidamente credenciada junto do gabinete nacional de segurança, como é o caso da DigitalSign.

O certificado digital utilizado para realizar a assinatura deve, obrigatoriamente, ser emitido em nome da entidade emissora das faturas, isto é o sujeito passivo. O objetivo da utilização do certificado é identificar de forma unívoca o fornecedor de bens ou prestador de serviços.

Não são aceites pela Autoridade Tributária faturas eletrónicas emitidas por uma entidade e assinadas por outra legalmente distinta, já que tal se reveste na falta de cumprimento da legislação aplicável. Visa-se, desta forma, garantir o princípio da autenticidade das faturas e da responsabilização do emitente salvaguardando-se que a entidade que assina as faturas é a autora das mesmas.

Neste sentido, se utilizar uma plataforma de faturação eletrónica, exija sempre que as suas faturas estejam assinadas por certificado digital emitido em nome da sua empresa.

Depende dos requisitos legais aplicáveis. Em Espanha, por exemplo, é imposta pela lei a obrigatoriedade de ser utilizado um certificado qualificado para assinar as faturas eletrónicas.

A pensar nos seus clientes, e nesta realidade, a DigitalSign está a preparar o lançamento de um novo produto: o certificado digital qualificado armazenado em software para a faturação eletrónica.

Sim, desde que o certificado não possua quaisquer limitações quanto ao âmbito da sua utilização. Importa, também, que tenha em consideração que no caso de utilizar um certificado digital de selo eletrónico, destinado exclusivamente a pessoa coletivas, beneficia do facto de não serem partilhados quaisquer dados pessoais, mas apenas os dados da organização.

Os sujeitos passivos que emitam ou recebam faturas ou documentos equivalentes por via eletrónica deverão conservar em suporte papel listagens que as identifiquem, por cada período de tributação (mensal ou trimestral), devendo essas listagens conter, nomeadamente, a identificação das faturas (números e data), a identificação e NIF (número de identificação fiscal) do emissor e do recetor, montante de IVA liquidado e o montante total da fatura ( art.º 45.º e art.º 48.º do CIVA).

De acordo com o estabelecido no n. º1 do artigo 52.º do Código do IVA, os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem, durante os 10 anos civis subsequentes, todas as faturas e documentos equivalentes, emitidos e recebidos em suporte eletrónico, sendo que, por força do artigo 28.º do DL n.º 28/2019, esta conservação deve ocorrer exclusivamente em formato eletrónico.

Com certeza! Este tipo de processos depende, acima de tudo, de dois fatores: da adesão do mercado e das regras de negócio interempresariais. A coexistência entre a fatura eletrónica e a fatura em papel é inevitável.

Sim, a Lei permite que a exploração do sistema informático ou o armazenamento dos dados se efetue fora do país. Neste caso, o sujeito passivo inspecionado deverá facultar à administração tributária portuguesa o acesso a partir do território nacional e assegurar o apoio necessário, designadamente através da instrução sobre os procedimentos a adotar para aceder ao sistema informático de apoio à faturação e para a consulta dos dados armazenados.

Se tem mais dúvidas ou não encontra o que procura, por favor contacte-nos