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Contactez notre agent de protection des données.
dpo@digitalsign.pt
La lecture de cette politique ne vous dispense pas de lire les dispositions de l'article 9a des Conditions générales de l'Accord de délivrance de certificats numériques.
La protection de la vie privée et des données personnelles est un engagement fondamental de l'entreprise envers ses clients et utilisateurs de ses services.
DigitalSign – Certificateur Digital, S.A., personne morale n° 507 015 851, basée à Largo Padre Bernardino Ribeiro Fernandes, n° 26, 4835-489 Nespereira, Guimarães, ci-après dénommé DigitalSign, est un prestataire de services de confiance qualifié (PQSC), tel qu'il est considéré au niveau de l'Union européenne, en vertu du règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 modifié par le règlement (UE) n° 2024/1183 du 11 avril 2024 (règlement EIDAS), figurant sur la liste portugaise des fiducies, disponible ici, étant soumis au contrôle de l'Office national de la sécurité, en tant qu'organe de contrôle, pour la fourniture de divers services de confiance et, en particulier, pour la délivrance de certificats numériques qualifiés, pour le strict respect des règles juridiques applicables en la matière, en particulier le décret-loi no 12/2021 du 9 février, qui assure la mise en œuvre dans l'ordre juridique interne du règlement (UE) 910/2014 relatif aux services d'identification et de confiance électroniques pour les transactions électroniques sur le marché intérieur.
DigitalSign répond aux exigences de confidentialité et de sécurité de l'information et est certifié selon ISO/IEC 27001.
DigitalSign conseille la lecture de ce document, ainsi que la consultation des clauses des Conditions générales relatives aux données à caractère personnel de DigitalSign, disponibles pour consultation sur notre site Web, ainsi que dans le contrat d'émission de certificat numérique, les deux constituant l'engagement de DigitalSign à la protection des données de ses clients en vertu du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (règlement général sur la protection des données, «RGPD»), et de la loi no 58/2019 du 8 août.
Cette politique de confidentialité couvre les services suivants:
1.1 la gestion des comptes dans nos services;
1.2 services d'identification et de certification pour la délivrance de certificats numériques;
1.3 services de signature électronique, de cachet électronique et de timbre-heure;
1.4 Services liés à SigningDesk;
1.5 Facturation;
1.6 soutien technique et opérationnel;
1.7 la fourniture et le traitement des rapports avec des informations commerciales;
1.8 activités de formation (par exemple webinaires) sur l'utilisation des services;
1.9 la délivrance de certificats d'attributs électroniques qualifiés;
1.10 Services de validation et de conservation qualifiés des signatures électroniques et des sceaux.
Certains services ont leurs propres politiques de confidentialité qui prévalent sur le présent pour ces services, à savoir la Politique de confidentialité de l'utilisateur du service de validation d'identité à distance, la Politique de confidentialité de SigningDesk et la Politique de confidentialité des applications DigitalSign (IDCheck et DS Wallet). L'utilisation des cookies sur notre site Web est régie par la politique en matière de cookies.
Pour faciliter la compréhension de cette politique, les définitions suivantes sont utilisées :
les informations relatives à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement, telles que les identifiants, ou d'autres éléments spécifiques liés à son identité physique, physiologique, génétique, mentale, économique, culturelle ou sociale.
l'opération ou un ensemble d'opérations effectuées sur des données à caractère personnel ou sur des ensembles de données à caractère personnel par des moyens automatisés ou non automatiques, tels que:
a) la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, la récupération, la consultation, l'utilisation;
b) la divulgation par transmission, diffusion ou tout autre moyen de mise à disposition, ou
c) comparaison ou interconnexion, limitation, effacement ou destruction.
la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou l'organisme autre que la personne concernée, le responsable du traitement, le sous-traitant et les personnes qui, sous l'autorité directe du responsable du traitement, sont autorisées à traiter des données à caractère personnel;
la personne physique ou morale, l'autorité publique, l'agence ou tout autre organisme qui, individuellement ou conjointement avec d'autres entités, détermine les finalités et les moyens de traitement des données à caractère personnel;
la personne physique ou morale, l'autorité publique, l'agence ou tout autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement;
une autorité publique indépendante qui, dans le cas du Portugal, est la Commission nationale de protection des données (CNPD), chargée de surveiller l'application correcte de la législation en matière de protection des données à caractère personnel;
Les fichiers informatiques contenant une séquence de nombres et de lettres qui identifient uniquement le périphérique d'accès Internet d'un utilisateur, mais peuvent contenir d'autres informations telles que vos préférences de navigation sur un site particulier. Les cookies sont téléchargés via le navigateur vers le périphérique d'accès Internet (ordinateur, téléphone mobile, tablette, etc.) lors de l'accès à certains sites Web.
La personne responsable de la collecte et du traitement de vos données personnelles sera DigitalSign, car elle vous fournit le service et, dans ce contexte, décide quelles données sont collectées, les moyens de traitement et les finalités pour lesquelles les données sont utilisées.
Dans les services où vous traitez des données personnelles pour le compte de clients professionnels, par exemple lorsqu'une organisation utilise SigningDesk pour recueillir des signatures auprès de ses propres clients, DigitalSign agit en tant que sous-traitant et est responsable du traitement de cette organisation, à laquelle le titulaire doit s'adresser en premier.
DigitalSign dispose également d'un responsable de la protection des données (agent de la protection des données, ou DPO), qui (i) surveille la conformité du traitement des données avec les normes applicables, (ii) est un point de contact avec le client ou l'utilisateur pour la clarification des questions relatives au traitement de leurs données par DigitalSign, (iii) coopère avec l'autorité de surveillance, (iv) fournit des informations et conseille le responsable du traitement sur leurs obligations en matière de confidentialité et de protection des données. Contactez notre délégué à la protection des données par courriel: dpo@digitalsign.pt ou par lettre à l'adresse indiquée paragraphe 7.
Les données personnelles sont toute information de quelque nature que ce soit et sur tout support concernant une personne physique identifiée ou identifiable.
Une personne physique qui peut être identifiée directement ou indirectement, par exemple par son nom, son numéro d'identification, ses données de localisation, son identificateur électronique ou d'autres éléments lui permettant d'être identifiée, est considérée comme identifiable.
Le client ou l'utilisateur, une personne physique, à qui les données se rapportent et qui a bénéficié des produits et services DigitalSign. Le Client sera la personne qui conclut le contrat DigitalSign, et vous êtes la personne qui utilise des produits et des services DigitalSign, qui peuvent ne pas correspondre au client. À cet égard, DigitalSign informe qu'elle protège également les données à caractère personnel et respecte les droits des clients et des utilisateurs.
Catégories de données
Exemples
Identification et contacts
Nom complet, adresse, numéros d'identification civile ou fiscale, données de paiement et de facturation, adresse e-mail et contact téléphonique
Autres données d'identification
Qualité du représentant et/ou membre d'une société/entité donnée
Services
Produits et services acquis ou souscrits
Données de vérification de l'identité
Image et données du document d'identification, de la photographie et de la vidéo du visage, de l'enregistrement de la conférence vidéo et, le cas échéant, des données biométriques, traitées conformément à la Politique de confidentialité de l'utilisateur du service de validation d'identité à distance
Données sur les certificats et les services de confiance
Certificats délivrés et leur état, signature, sceau et dossiers de validation
Caractéristiques techniques
Adresse IP, dossiers d'accès, identifiants des appareils et données de navigation
Consentement : lorsque vous avez votre consentement écrit, oralement ou en validant une option, préalable, libre, informé, spécifique et sans équivoque. Dans le cas du traitement des données à caractère personnel d'enfants de moins de 13 ans, qui peuvent faire l'objet d'un consentement préalable, DigitalSign exige le consentement des titulaires de responsabilités parentales, y compris pour la prestation de services, par voie électronique (article 8 du RGPD et article 16 de la loi no 58/2019);
Exécution des contrats et procédures précontractuelles: lorsque le traitement des données à caractère personnel est nécessaire pour la conclusion, l'exécution et la gestion du contrat conclu avec DigitalSign, y compris aux fins de la délivrance de certificats numériques, pour la gestion des contacts, des informations et des demandes, pour la gestion de la facturation, de la collecte et des paiements;
Respect des obligations légales: lorsque le traitement des données à caractère personnel est nécessaire pour se conformer à une obligation légale à laquelle DigitalSign est soumis, telle que la communication des données requises par toute autorité judiciaire ou administrative pour se conformer à la loi, ou la conservation des données d'identification et des certificats imposés par le règlement EIDAS et le décret-loi no 12/2021;
Intérêt légitime : lorsque le traitement de données à caractère personnel correspond à un intérêt légitime de DigitalSign ou de tiers, tel que le traitement de données pour la détection de fraudes, la protection des revenus, la sécurité du réseau et l'information ou l'amélioration de la qualité des services.
L'envoi de communications commerciales par voie électronique à des personnes physiques dépend de votre consentement préalable, sauf si vous êtes un client de DigitalSign et que les communications concernent des produits ou services similaires à ceux que vous avez acquis, auquel cas vous pouvez vous opposer à tout moment (article 13a de la loi no 41/2004 du 18 août).
Dans le traitement des données personnelles de vos clients, DigitalSign observe les principes de légalité, de loyauté, de transparence, de limitation des finalités, de minimisation des données, d'exactitude, de limitation de conservation, d'intégrité, de confidentialité et de responsabilité.
Comme le prévoit la clause 9a des conditions générales du contrat de délivrance du certificat numérique, DigitalSign s'engage à assurer la confidentialité et la confidentialité de toutes les données personnelles de ses clients dont les connaissances ne sont pas destinées à la divulgation publique.
Vos données personnelles ne sont traitées par DigitalSign que pour la période nécessaire à la réalisation de l'objectif défini ou, le cas échéant, jusqu'à l'exercice de votre droit d'opposition, du droit d'être oublié ou de retirer votre consentement. Après l'expiration de la période de stockage, DigitalSign élimine ou anonymise les données lorsqu'elles ne doivent pas être conservées à des fins différentes et, en ce sens, sauf en ce qui concerne le respect de l'obligation de conservation des données qui a servi de base à la prestation de ses services, pendant une période légale minimale de sept ans à compter de l'expiration du certificat, conformément à l'article 13 f) du système juridique des documents électroniques et de la signature numérique, correspondant à la version mise à jour du décret-loi no 12/2021 du 9 février.
Objet
Exemples d'objectifs (non exhaustifs)
Commercialisation et ventes
Commercialisation ou vente de nouveaux produits ou services (avec consentement au besoin)
Gestion de la clientèle et prestation de services
Gestion des contacts, de l'information ou des demandes; gestion de l'installation, activation, révocation ou renouvellement des services; gestion de la facturation, recouvrement et paiements; enregistrement des appels (et des vidéoconférences) et communications dans le cadre de la relation contractuelle, le cas échéant
Vérification d'identité
Vérification de l'identité du demandeur avant la délivrance des certificats qualifiés, en personne ou à distance
Utilisation de solutions logicielles SaaS
Créer des comptes utilisateurs et gérer l'utilisation des outils.
Sécurité et prévention de la fraude
Détection et prévention de la fraude et des abus, sécurité des systèmes
Gestion comptable, fiscale et administrative
Comptabilité, facturation; renseignements fiscaux, y compris l'envoi de renseignements à l'administration fiscale
Respect des obligations légales
Préservation des certificats numériques délivrés pour une période légale de sept ans à compter de leur expiration conformément à l'article 13 f) du système juridique pour les documents électroniques et la signature numérique, correspondant à la version actualisée du décret-loi no 12/2021.
DigitalSign traite et préserve vos données personnelles selon les finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Toutefois, en raison du fait que DigitalSign est un prestataire qualifié de services de confiance, il est légalement tenu de conserver les données qui ont servi de base à la fourniture de ses services pendant une période légale minimale de 7 (sept) ans à compter de l'expiration du certificat, comme le prévoit l'article 13 f) du système juridique pour les documents électroniques et la signature numérique, correspondant à la version actualisée du décret-loi no 12/2021.
Ainsi, et en l'absence d'obligation juridique spécifique, les données ne seront traitées que pendant la période nécessaire à la collecte et à la conservation des données, et toujours conformément à la loi, aux lignes directrices et aux décisions de la CNPD, ou à l'autorité de contrôle compétente en vertu de la loi, selon le cas. Les données personnelles collectées par DigitalSign seront donc traitées et conservées aux fins de l'exécution du contrat et pendant la période d'exécution correspondante.
À la fin du contrat, nous ne conserverons que les données suivantes pour les délais spécifiés: les données qui ont servi de base à la délivrance de certificats qualifiés pendant sept ans à compter de l'expiration du certificat (article 13 f) du décret-loi no 12/2021); les données qui ont servi de base à la délivrance de certificats d'attributs électroniques qualifiés pendant sept ans à compter de leur expiration, en appliquant DigitalSign aux mêmes règles pour la conservation des certificats qualifiés; les documents comptables et de facturation pendant dix ans (article 40 du code de commerce et article 123, paragraphe 4, du code IRC). Autrement, le traitement et la conservation des données personnelles des Clients ne peuvent se faire que par consentement exprès, dans le but de garantir des droits ou des obligations liés au contrat, ou lorsque des intérêts légitimes le justifient, dans cette mesure précise.
Nous collectons vos données personnelles lorsque vous souhaitez acheter un service DigitalSign précontractuelle et aux fins d'exécution contractuelle. En fait, les données à caractère personnel requises par DigitalSign sont les données à caractère personnel nécessaires à la prestation de ses services (par exemple, pour la délivrance, la facturation et/ou le renouvellement des certificats numériques et l'accès à d'autres services rendus disponibles). La collecte peut se faire par l'inscription de l'utilisateur sur le site Web, et par l'achèvement du formulaire correspondant, par le biais du site DigitalSign, ou par une vidéoconférence spécifique à cette fin, si cette option s'applique et est choisie par le Client, conformément à la Politique de confidentialité de l'utilisateur du service de validation d'identité à distance. Les données peuvent également être collectées via les applications mobiles DigitalSign conformément à leur politique de confidentialité.
DigitalSign peut également accéder, collecter ou confirmer des données personnelles sur les sites Web de l'administration publique et des entités privées, en particulier pour confirmer l'exactitude et l'actualité de vos données d'identification et de vos coordonnées.
Droit d'accès: le droit d'obtenir confirmation de ce que vos données personnelles sont collectées et traitées par DigitalSign, ainsi que d'obtenir des informations à leur sujet, par exemple, quels sont les buts du traitement, quels sont les délais de conservation, entre autres, et le droit de voir/écouter ou d'obtenir des copies, par exemple, des factures, des accords écrits ou des appels et vidéoconférences dans lesquels vous êtes impliqué et enregistré.
Droit de rectification: le droit de demander la rectification de vos données personnelles inexactes ou de demander que des données personnelles incomplètes soient remplies, telles que l'adresse, le FNI, le courriel, les contacts téléphoniques, entre autres.
Droit à l ' effacement des données ou «droit d'être oublié»: le droit d'obtenir l'effacement de vos données à caractère personnel, à condition qu'il n'y ait pas de motifs valables pour la conservation de ces données, tels que les cas où DigitalSign doit conserver les données aux fins du respect des obligations légales (notamment l'obligation légale de conserver les certificats numériques délivrés pendant une période légale minimale de sept ans à compter de l'expiration), tels que le respect de l'obligation légale de préserver pour les enquêtes, la détection et la poursuite des infractions, ou encore parce qu'une procédure judiciaire est en cours.
Droit à la portabilité: le droit de recevoir les données qui nous sont fournies au format numérique d'utilisation courante et de lecture automatique ou de demander la transmission directe de vos données à une autre entité qui devient le nouveau responsable de vos données personnelles, si cela est techniquement possible.
Droit de retirer le consentement ou le droit d'opposition: le droit de s'opposer ou de retirer votre consentement à tout moment au traitement des données, comme dans le cas du traitement des données à des fins de marketing, à condition qu'il n'y ait aucun intérêt légitime qui l'emporte sur vos intérêts, droits et libertés, comme la défense d'un droit dans le cadre d'une procédure judiciaire.
Droit de limitation: droit de demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel sous la forme: (i) d'une suspension du traitement ou (ii) d'une limitation de la portée du traitement à certaines catégories de données ou à des fins de traitement.
Droit de ne pas être soumis à des décisions individuelles automatisées: le droit de ne pas être soumis à une décision prise uniquement sur la base d'un traitement automatisé, y compris la définition de profils, qui prend effet dans son domaine juridique ou l'affecte de manière significative, sauf dans les cas prévus à l'article 22 du RGPD, où il peut obtenir une intervention humaine, exprimer son point de vue et contester la décision.
Grâce à l'inscription en tant qu'utilisateurs, clients ou utilisateurs potentiels, les clients peuvent avoir accès aux différents services fournis par DigitalSign et, en particulier, réaliser l'ordre de commande des services qu'ils souhaitent acheter, entre autres fonctionnalités disponibles telles que la gestion des commandes effectuées dans la zone réservée aux clients ("Voir Compte").
S'il y a déjà inscription sur le site de l'utilisateur, connectez-vous en entrant l'email et son mot de passe définis lors de l'inscription. Ce mot-clé garantit à l'utilisateur l'accès à la gestion des services dans la zone réservée respective et si, au contraire, il n'y a pas d'inscription sur le site de l'utilisateur, la demande d'inscription nécessite l'introduction du FNI de l'utilisateur et, par la suite, la définition du courriel et du mot de passe d'accès.
Au moment de l'enregistrement initial, DigitalSign, comme les données obligatoires, le FNI respectif de l'utilisateur, la facturation, le nom de contact, l'adresse, le numéro de port/marche, le code postal, la ville, le pays et le téléphone, et comme données facultatives, le téléphone mobile est également demandé. Les données fournies par les utilisateurs ne seront utilisées que pour exécuter les services choisis par l'utilisateur pour lequel elles ont été fournies, sans être ajoutées à une autre liste, mises à la disposition d'autres entités ou utilisées pour envoyer des informations non liées.
DigitalSign utilise des cookies sur votre site Web pour améliorer les performances et l'expérience de navigation des personnes concernées, augmentant d'une part la rapidité et l'efficacité de la réponse et, d'autre part, éliminant la nécessité d'introduire à plusieurs reprises les mêmes informations. Pour plus d'informations, voir notre Politique sur les cookies, disponible pour consultation sur notre site web.
DigitalSign définit uniquement les profils pour adapter les communications marketing lorsque le titulaire y a consenti. Elle ne prend pas de décisions exclusivement automatisées qui produisent des effets juridiques ou affectent de façon significative le titulaire, à l'exception de la vérification d'identité à distance en lisant la puce du document d'identification (flux NFC), décrite dans la politique propre de ce service, qui est autorisée par l'article 22, paragraphe 2, du RGPD et dans laquelle le titulaire peut toujours demander l'intervention d'un opérateur humain.
Le droit de déposer une plainte auprès du CNPD, ou de toute autre autorité de contrôle compétente en vertu de la loi, en plus de la société ou du délégué à la protection des données, si vous estimez que le traitement de vos données par DigitalSign viole le régime juridique applicable.
L'exercice de ses droits est gratuit, à moins qu'il ne s'agisse d'une demande manifestement non fondée ou excessive, auquel cas une taxe raisonnable peut être perçue en tenant compte des coûts. Elle devrait notamment tenir compte du fait que l'exercice de ses droits d'effacement des données, de retrait de consentement ou de limitation ne peut être exercé que dans la mesure où ils n'empêchent pas DigitalSign de se conformer à une quelconque obligation légale.
Les informations sont fournies par écrit mais, sur demande, peuvent être fournies oralement. Dans ce cas, DigitalSign doit vérifier son identité par des moyens autres que oraux. La réponse aux demandes devrait être fournie dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande, prolongée de deux mois supplémentaires si nécessaire, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes, auquel cas le titulaire sera informé de la prorogation et des raisons de la prorogation (article 12, paragraphe 3, du RGPD).
Par lettre
Largo Padre Bernardino Ribeiro Fernandes, n° 26, 4835-489 Nespereira, Guimarães
Par courriel
Vos données personnelles peuvent être transmises aux sous-traitants pour les traiter au nom et au nom de DigitalSign. Dans ce cas, DigitalSign prend les mesures contractuelles nécessaires pour que les sous-traitants respectent et protègent les données personnelles du titulaire. Les données peuvent également être transmises à des tiers autres que DigitalSign ou à des sous-traitants, en particulier des sociétés avec lesquelles DigitalSign développe des partenariats, lorsque le titulaire a consenti, ou à des entités auxquelles les données doivent être communiquées en vertu de la loi.
Les données peuvent également être communiquées à l'Office national de la sécurité en tant qu'organe de surveillance et aux organismes d'évaluation de la conformité qui vérifient les services qualifiés de DigitalSign, dans la mesure nécessaire à l'exécution de ces tâches.
Les données figurant dans les certificats (par exemple le nom et, le cas échéant, l'organisation et l'adresse électronique) sont visibles pour ceux qui reçoivent des documents signés ou scellés avec ces certificats, et les informations sur l'état des certificats (valides ou révoquées) sont mises à disposition par le biais de services de validation.
DigitalSign ne transfère pas de données à caractère personnel vers des pays tiers ou des organisations internationales en dehors de l'Espace économique européen. Si nécessaire, elle ne le fera qu'avec les garanties prévues au chapitre V du RGPD et mettra cette politique à jour à l'avance.
Les sites Web de DigitalSign peuvent contenir des liens vers d'autres sites, produits ou services tiers qui n'ont aucun lien avec DigitalSign ou qui ne sont pas couverts par la présente politique de confidentialité.
La collecte ou le traitement des données personnelles demandées par ces tiers est de votre seule responsabilité, et DigitalSign ne peut en aucun cas être tenu responsable du contenu, de l'exactitude, de la véracité ou de la légitimité de ces sites ou de l'utilisation abusive des données collectées ou traitées par leur intermédiaire.
Nous alertons les clients et les utilisateurs de DigitalSign de ce fait et de la nécessité, avant d'utiliser des sites Web, des produits ou des applications, de lire et d'accepter les règles relatives au traitement des données personnelles définies par ces tiers.
DigitalSign a mis en place les mesures logiques, physiques, organisationnelles et de sécurité nécessaires et suffisantes pour protéger vos données personnelles contre la destruction, la perte, la modification, la diffusion, l'accès non autorisé ou toute autre forme de traitement accidentel ou illégal. DigitalSign a mis en œuvre :
A) les exigences et mesures de sécurité logiques, telles que l'utilisation de pare-feu et de systèmes de détection des intrusions dans leurs systèmes, l'existence d'une politique stricte d'accès aux systèmes et aux informations et l'enregistrement des actions des employés de DigitalSign sur les données personnelles des clients ou des utilisateurs;
B) les mesures de sécurité physique, y compris le contrôle strict de l'accès aux installations physiques de DigitalSign par les employés, les partenaires et les visiteurs, ainsi que l'accès très restreint et contrôlé en permanence aux infrastructures technologiques essentielles de DigitalSign;
C) les moyens de protection des données contre la conception («privacy by design») utilisant des moyens technologiques tels que le masque, le chiffrement, la pseudonymisation et l'anonymat des données à caractère personnel, ainsi qu'un ensemble de mesures préventives favorables à la vie privée («privacy by default»);
d) des mécanismes d'examen, de vérification et de contrôle pour assurer le respect des politiques de sécurité et de protection des renseignements personnels;
E) un programme de sensibilisation et de formation des employés et partenaires de DigitalSign;
F) Règles d'accès pour les clients ou les utilisateurs à certains produits ou services, comme l'introduction d'un mot de passe, pour améliorer les mécanismes de contrôle et de sécurité.
DigitalSign peut mettre à jour ou réajuster cette politique, ainsi que sa politique relative aux cookies, et les conditions générales concernant les données personnelles, ces modifications étant correctement annoncées, en indiquant la version actuelle et la date de la dernière mise à jour.
Version 2.0 – approuvée le 21/10/2026
