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ÍNDICE
Contacte con nuestro encargado de protección de datos.
dpo@digitalsign.pt
La lectura de la presente política no exime a la lectura de las cláusulas de las condiciones generales relativas a los datos personales y a las disposiciones de la cláusula 9.a de las Condiciones generales del Acuerdo de Emisión de Certificado Digital.
Disponible para consulta Toma..
La protección de la privacidad y los datos personales es un compromiso fundamental de la empresa con sus clientes y usuarios de sus servicios.
DigitalSign Certificadora Digital, S.A., a continuación abreviadamente designada DigitalSign, es una Prestadora Qualificada de Servicios de Confianza (PQSC), tal como se considera a nivel de la Unión Europea, en virtud del Reglamento (UE) no 910/2014, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio (Reglamento eIDAS), formando parte de la trusted list, y como tal credenciada junto a la Oficina Nacional de Seguridad, en Portugal, para la prestación de diversos servicios de confianza y, en particular, para la expedición de certificados digitales Qualificados, por el estricto cumplimiento de las normas legales aplicables en esta materia, con destaque para el Decreto-Ley no 12/2021 de 9 de febrero, que establece el Régimen Jurídico de Documentos Eletrónicos y de la Firma Eletrónica, cumpliendo con estrictos parámetros de confidencialidad y seguridad de la información, previstos, en particular, en la norma ISO 27001, que desde siempre pautan su actuación en el mercado.
DigitalSign aconseja la lectura de este documento y la consulta de las cláusulas de las condiciones generales relativas a los datos personales de DigitalSign, disponibles para consulta en nuestro sitio web, así como en el contrato de expedición de certificado digital, ya que ambos constituyen el compromiso de DigitalSign sobre la protección de los datos de sus clientes en el marco del Nuevo Reglamento General de Protección de Datos que entró en vigor el 25 de mayo de 2018.
Esta política de privacidad cubre los siguientes servicios:
1.1 Gestión de todas las cuentas creadas en nuestros servicios;
1.2 Servicios de identificación y certificación para la expedición de certificados cualificados;
1.3 Servicios de firma electrónica y sellos temporales;
1.4 Servicios SigningDesk;
1.5 Faturación;
1.6 Soporte técnico y operativo;
1.7 Creación y gestión de informes con información comercial;
1.8 Actividades de formación (e.g. webinars) para el uso de nuestros servicios.
Para facilitar la comprensión de esta política, se utilizan las siguientes definiciones:
Información relativa a una persona física o colectiva, cuando sea aplicable, identificada o identificable, directa o indirectamente, tales como identificadores, u otros elementos específicos relativos a su identidad física, fisiológica, genética, mental, económica, cultural o social.
La operación o un conjunto de operaciones efectuadas sobre datos personales o sobre conjuntos de datos personales, por medios automatizados o no automatizados, tales como:
a) la recogida, el registro, la organización, la estructuración, la conservación, la adaptación o modificación, la recuperación, la consulta, el uso;
b) la difusión por transmisión, difusión o cualquier otra forma de disponibilidad, o
c) la comparación o interconexión, la limitación, el borrado o la destrucción.
la persona física o colectiva, la autoridad pública, el servicio o organismo que no sea el titular de los datos, el responsable del tratamiento, el subcontratista y las personas que, bajo la autoridad directa del responsable del tratamiento o del subcontratista, están autorizadas a tratar los datos personales;
La persona física o colectiva, la autoridad pública, la agencia u otro organismo que, individualmente o en conjunto con otras entidades, determina los fines y los medios de tratamiento de datos personales;
la persona física o colectiva, la autoridad pública, la agencia u otro organismo que trate los datos personales por cuenta del responsable del tratamiento;
Autoridad pública independiente que, en el caso de Portugal, es la Comisión Nacional de Protección de Datos (CNPD), a quien compete fiscalizar la correcta aplicación de la legislación sobre protección de datos personales;
Archivos informáticos que contienen una secuencia de números y letras que permiten identificar de forma única el dispositivo de acceso a Internet de un usuario, pero pueden contener otra información como sus preferencias de navegación en un sitio web determinado. Las cookies se descargan a través del navegador para el dispositivo de acceso a Internet (ordenador, teléfono móvil, tablet, etc.) cuando se accede a ciertos sitios web.
El responsable de la recogida y tratamiento de sus datos personales será DigitalSign, ya que es ella que le presta el servicio y que, en ese ámbito, decide cuáles son los datos recogidos, los medios de tratamiento y los fines para que los datos se utilicen.
DigitalSign también tiene un encargado de protección de datos (Data Protection Officer, o DPO), que (i) monitorea la conformidad del tratamiento de datos con las normas aplicables, ii) es un punto de contacto con el cliente o usuario para aclarar cuestiones relativas al tratamiento de sus datos por DigitalSign, iii) coopera con la autoridad de control, (iv) presta información y aconseja al responsable del tratamiento o al subcontratista sobre sus obligaciones en el ámbito de la privacidad y protección de datos.
Contacte con nuestro DPO vía correo electrónico: dpo@digitalsign.pt
Los datos personales son cualquier información, de cualquier naturaleza y de cualquier soporte, relativa a una persona física identificada o identificable.
Es considerada identificable la persona física que pueda ser identificada directa o indirectamente por ejemplo, a través del nombre, del número de identificación, de un dato de localización, de un identificador electrónico u otros elementos que permitan llegar a la identificación de esa persona física.
El cliente o usuario, persona física, a quien los datos se refieren y que ha disfrutado de los productos y servicios de DigitalSign. El Cliente será la persona que celebra el contrato con DigitalSign, y el usuario es la persona que utiliza los productos y servicios de DigitalSign, que puede no corresponder al cliente. A este respecto, DigitalSign informa que protege también los datos personales y respeta los derechos de los clientes y usuarios.
Datos de identificación
Ejemplos
Identificación y contactos
Nombre completo, dirección, números de identificación civil o fiscal, datos de pago y facturación, dirección de correo electrónico y contacto telefónico
Otros datos de identificación
Calidad de Representante y/o miembro de una determinada empresa/entidad
Servicios
Productos y servicios adquiridos o suscritos
Consentimiento: cuando tenga su consentimiento expreso – por escrito, oralmente o a través de la validación de una opción – previo y, si ese consentimiento es libre, informado, específico e inequívoco. En caso de tratamiento de datos personales de menores que puedan estar sujetos a consentimiento previo, DigitalSign exigirá que se preste consentimiento por parte de los titulares de las responsabilidades parentales, en particular a efectos de prestación de servicios, a distancia, por vía electrónica;
Ejecución de contratos y diligencias precontractuales: cuando el tratamiento de datos personales sea necesario para la celebración, ejecución y gestión del contrato celebrado con DigitalSign, en particular para la expedición de certificados digitales, para la gestión de contactos, información y solicitudes, para la gestión de facturación, cobro y pagos;
Cumplimiento de la obligación legal: cuando el tratamiento de datos personales sea necesario para cumplir una obligación legal a la que DigitalSign está sujeto, como por ejemplo la comunicación de datos exigida por cualquier autoridad judicial o administrativa para el cumplimiento de la ley;
Interés legítimo: Cuando el tratamiento de datos personales corresponda a un interés legítimo de DigitalSign o de terceros, como por ejemplo, el tratamiento de datos para detección de fraude, protección de ingresos o mejora de la calidad de los servicios.
En el tratamiento de los Datos Personales de sus Clientes, DigitalSign observa los principios de la licitud, la lealtad, la transparencia, la limitación de las finalidades, la minimización de los datos, la exactitud, la limitación de la conservación, la integridad, la confidencialidad y la responsabilidad.
Como se establece en la cláusula 9.a de las condiciones generales del contrato de expedición de certificado digital, DigitalSign se obliga a garantizar el secreto y la confidencialidad de todos los Datos Personales de sus Clientes cuyo conocimiento no se destine a la divulgación pública.
Sus datos personales son tratados por DigitalSign solo por el período necesario para la realización de la finalidad definida o, según lo que sea aplicable, hasta que ejerza su derecho de oposición, derecho a ser olvidado o retire el consentimiento. Una vez transcurrido su período de conservación, DigitalSign eliminará o anonimizará los datos cuando no deban ser conservados para una finalidad distinta que pueda subsistir y, en este sentido, salvo en lo que respecta al cumplimiento del deber de conservación de los datos que hayan servido de base para la prestación de sus servicios, por el período legal mínimo de 7 años, conforme a lo dispuesto en el artículo 13, letra f) del Régimen Jurídico de Documentos Eletrónicos y de la Firma Digital, correspondiente a la versión actualizada del Decreto Ley no 12/2021, de 9 de febrero.
Finalidades
Ejemplos de Finalidades (no exhaustivo)
Marketing y ventas
Marketing o venta de nuevos productos o servicios
Gestión de clientes y prestación de servicios
Gestión de contactos, información o solicitud; gestión de instalación, activación, revocación o renovación de los servicios; gestión de facturación, cobro y pagos; grabación de las llamadas (e videoconferencias) y comunicaciones en el marco de la relación contractual, si procede
Uso de soluciones de software en régimen SaaS
Creación de cuentas de usuario y gestión del uso de las herramientas.
Gestión contable, fiscal y administrativa
Contabilidad, facturación; información fiscal, incluyendo envío de información a la autoridad tributaria
Cumplimiento de obligaciones legales
Conservación de los certificados digitales expedidos por el período legal de 7 años, de conformidad con el artículo 13, letra f) del Régimen Jurídico de Documentos Eletrónicos y de la Firma Digital, correspondiente a la versión actualizada del Decreto Ley no 12/2021 del 9 de febrero.
DigitalSign trata y conserva sus datos personales según los fines para que los mismos sean tratados.
Así, y cuando no exista una obligación legal específica, los datos serán tratados sólo por el período necesario para el cumplimiento de los fines que motivaron su recogida y preservación, y siempre de acuerdo con la ley, las orientaciones y decisiones de la CNPD, o de la autoridad de control competente en virtud de la ley, según proceda. Los datos personales recogidos por DigitalSign serán tratados y conservados a efectos de la ejecución del contrato y durante su período de ejecución.
Después de ese período, los datos correspondientes a la versión actualizada del Decreto Ley no 12/2021 de 9 de febrero conservarán por el período legal de 7 años, tras la derogación de certificado digital, de conformidad con el artículo 13 del Régimen Jurídico de Documentos Eletrónicos y de la Firma Digital. De otro modo, el tratamiento y conservación de los datos personales de los clientes sólo podrá ocurrir mediante el consentimiento expreso, con el fin de garantizar derechos o deberes relacionados con el contrato, o cuando intereses legítimos lo justifiquen, en esa medida precisa.
Recogemos sus datos personales cuando pretende adquirir un servicio de DigitalSign, en fase precontractual, y a efectos de ejecución contractual. En efecto, los datos personales requeridos por DigitalSign son los datos personales indispensables para la prestación de sus servicios (en particular, de emisión, facturación y/o renovación de certificados digitales y acceso a los demás servicios disponibles). La recogida puede realizarse a través del registro del usuario en el sitio web, y al cumplimentar su formulario, a través del sitio web de DigitalSign, o mediante la realización de una videoconferencia específicamente dirigida a ese fin, si esta opción se aplica y es elegida por el Cliente.
DigitalSign también puede acceder, recoger o confirmar datos personales en sitios web de la Administración Pública y de entidades privadas, en particular, para confirmar la exactitud y actualidad de sus datos de identificación y contacto.
Derecho de acceso: derecho a obtener la confirmación de cuáles son sus datos personales recogidos y tratados por DigitalSign, así como a obtener información sobre ellos, como por ejemplo, cuáles son los fines del tratamiento, cuáles son los plazos de conservación, entre otros, así como el derecho a ver/ovir o obtener copia, por ejemplo, de las facturas, de los acuerdos escritos o de las llamadas y videoconferencias en los que es interveniente y que se guardan.
Derecho de rectificación: derecho a solicitar la rectificación de sus datos personales que se encuentren inexactos o a solicitar que los datos personales incompletos se completen, como la dirección, el NIF, el correo electrónico, los contactos telefónicos, entre otros.
Derecho al borrado de los datos o «derecho a ser olvidado»: derecho a obtener el borrado de sus datos personales, siempre que no se comprueben los fundamentos válidos para su conservación, como por ejemplo los casos en que DigitalSign debe conservar los datos para el cumplimiento de obligaciones legales (por ejemplo, la obligación legal de conservar los certificados digitales que expedir por el período legal mínimo de 7 años), como el cumplimiento de la obligación legal de preservación para la investigación, detección y represión de crímenes, o incluso porque se encuentra en curso un proceso judicial.
Derecho a la competencia: derecho a recibir los datos que nos ha proporcionado en formato digital de uso corriente y de lectura automática o a solicitar la transmisión directa de sus datos a otra entidad que pase a ser el nuevo responsable del tratamiento de sus datos personales, si es técnicamente posible.
Derecho a retirar el consentimiento o derecho de Oposición: Derecho de oponerse o retirar su consentimiento, en cualquier momento, a un tratamiento de datos, como por ejemplo en el caso de tratamiento de datos para fines de marketing, siempre que no se comprueben intereses legítimos que prevalezcan sobre sus intereses, derechos y libertades, como por ejemplo de defensa de un derecho en el marco de un proceso judicial.
Derecho de limitación: derecho a solicitar la limitación del tratamiento de sus datos personales en forma de: (i) suspensión del tratamiento o (ii) limitación del alcance del tratamiento a determinadas categorías de datos o finalidades de tratamiento.
A través del registro como usuarios pueden los Clientes o potenciales Los clientes tienen acceso a los diversos servicios ofrecidos por DigitalSign y, en particular, a la realización del orden de pedido de los servicios que deseen adquirir, entre otras características disponibles como la gestión de los pedidos efectuados en el área reservada a los clientes ("Ver la Cuenta").
Si ya hay registro en el sitio web del usuario, basta con iniciar sesión mediante la inserción del correo electrónico y su contraseña de acceso definidos en el registro inicial. Esta palabra clave garantiza al usuario el acceso a la gestión de los servicios en su área reservada y si, por el contrario, todavía no hay registro en el sitio web del usuario, la solicitud de registro requiere la introducción del NIF del usuario y, posteriormente, la definición del correo electrónico y contraseña de acceso.
En el momento del registro inicial, también se solicitan DigitalSign, como datos obligatorios, su NIF, su nombre de facturación, nombre de contacto, dirección, no de puerta/andar, código postal, ciudad, país y teléfono, y como datos opcionales, el país y el teléfono móvil. Los datos facilitados por los usuarios se utilizarán únicamente en la realización de los servicios seleccionados por el usuario para los que se les ha facilitado, no añadiendo la otra lista, disponible a otras entidades o utilizados para enviar información no relacionada.
DigitalSign utiliza en su sitio web cookies que permiten mejorar el rendimiento y la experiencia de navegación de los titulares de datos personales, aumentando, por una parte, la rapidez y eficiencia de respuesta y, por otra, eliminando la necesidad de introducir repetidamente la misma información. Para más información consulte nuestra Política de cookies, disponible para consulta en el sitio web.
DigitalSign puede trazar el perfil de los clientes basándose, por ejemplo, en la utilización del servicio, localización, etc., en particular para prestar servicios, aumentar la calidad y experiencia de los productos y servicios, adecuar las comunicaciones de marketing, etc., siempre que este tratamiento sea necesario para la celebración o ejecución del contrato entre el titular y la DigitalSign, o se base en el consentimiento del titular.
Derecho de presentar reclamaciones a la CNPD, o a otra autoridad de control competente en virtud de la ley, además de la empresa o el DPO, si entiende que el tratamiento de sus datos por DigitalSign viola el régimen legal aplicable.
El ejercicio de sus derechos es gratuito, a menos que se trate de una solicitud manifiestamente infundada o excesiva, en caso de que podrá percibirse una tasa razonable teniendo en cuenta los costes. Debe tenerse en cuenta, en particular, que el ejercicio de sus derechos de eliminación de los datos, de retirada del consentimiento o de limitación sólo podrán ejercerse en la medida en que no obsten al cumplimiento de cualquier obligación legal por parte de DigitalSign.
La información deberá facilitarse por escrito, pero, si así lo solicita, se podrá proporcionar oralmente. En este caso, DigitalSign debe verificar su identidad por otros medios que no orales. La respuesta a las solicitudes deberá presentarse en un plazo máximo de 30 días, salvo si se solicita especialmente complejo.
Por carta
Largo Padre Bernardino Ribeiro Fernandes, no 26, 4835-489 Nespereira, Guimarães
Por correo electrónico
Sus datos personales pueden ser transmitidos a subcontratistas para que los traten en nombre y por cuenta de DigitalSign. En este caso, DigitalSign tomará las medidas contractuales necesarias para garantizar que los subcontratistas respeten y protegen los datos personales del titular. Los datos también pueden transmitirse a terceros entidades distintas de DigitalSign o subcontratistas, en particular empresas con las que DigitalSign desarrolle asociaciones, en el caso de que el titular haya consentido, o a entidades a las que los datos hayan de ser comunicados en virtud de la ley.
Sus datos personales pueden ser transmitidos a subcontratistas para que los traten en nombre y por cuenta de DigitalSign. En este caso, DigitalSign tomará las medidas contractuales necesarias para garantizar que los subcontratistas respeten y protegen los datos personales del titular. Los datos también pueden transmitirse a terceros entidades distintas de DigitalSign o subcontratistas, en particular empresas con las que DigitalSign desarrolle asociaciones, en el caso de que el titular haya consentido, o a entidades a las que los datos hayan de ser comunicados en virtud de la ley.
Los sitios web de DigitalSign pueden contener enlaces a otros sitios web, productos o servicios de terceros, que no tienen relación con DigitalSign o que no están cubiertos por esta Política de privacidad.
La recogida o el tratamiento de los datos personales solicitados por estos terceros es de su exclusiva responsabilidad, no pudiendo DigitalSign ser responsabilizada, en cualquier circunstancia, por el contenido, por la exactitud, veracidad o legitimidad de estos sitios web o por la mala utilización de los datos recogidos o tratados a través de los mismos.
Alertamos a los clientes y usuarios de DigitalSign para este hecho y para la necesidad de, antes de utilizar los sitios web, productos o aplicaciones, leer y aceptar las reglas relativas al tratamiento de datos personales definidos por estos terceros.
DigitalSign ha implementado las medidas lógicas, físicas, organizativas y de seguridad adecuadas, necesarias y suficientes para proteger sus datos personales contra la destrucción, la pérdida, la alteración, la difusión, el acceso no autorizado o cualquier otra forma de tratamiento accidental o ilícito. DigitalSign ha implementado:
A) Requisitos y medidas de seguridad lógicos, como el uso de cortafuegos y sistemas de detección de intrusión en sus sistemas, la existencia de una política rigurosa sobre los accesos a sistemas e información y el registro de las acciones efectuadas por los colaboradores de DigitalSign sobre datos personales de los clientes o usuarios;
B) Medidas de seguridad física, entre las que se destacan un estricto control de acceso a las instalaciones físicas de DigitalSign, por parte de colaboradores, socios y visitantes, así como un acceso muy restringido y permanentemente vigilado a las infraestructuras tecnológicas esenciales de DigitalSign;
C) Medios de protección de los datos desde la concepción ("privacy by design") utilizando medios tecnológicos como la máscara, el cifrado, la pseudonimización y el anonimato de los datos personales y, además, un conjunto de medidas preventivas favorables a la privacidad ("privacy by default");
D) Mecanismos de control, auditoría y control para garantizar el cumplimiento de las políticas de seguridad y privacidad;
E) un programa de informática y formación de colaboradores y socios de DigitalSign;
F) Normas de acceso para los clientes o usuarios a determinados productos o servicios, como la introducción de una contraseña, para permitir reforzar los mecanismos de control y seguridad.
DigitalSign puede actualizarse o reajustarse a la presente Política, así como a su Política de Cookies, y a las condiciones generales relativas a los datos personales, siendo tales cambios debidamente publicitadas.
