Saiba como o Grupo Jerónimo Martins adotou a assinatura digital nos recursos humanos para transformar processos que antes dependiam de papel. Com a DigitalSign, o que demorava semanas passou a resolver-se em minutos.
A Empresa:
O Grupo Jerónimo Martins é um dos maiores grupos empresariais portugueses, com forte presença no setor da distribuição alimentar. Opera em vários países e emprega dezenas de milhares de colaboradores. Por isso, gere diariamente um enorme volume de documentos de recursos humanos. Em primeiro lugar, era esse volume que tornava os processos em papel difíceis de controlar.
O Desafio:
O Grupo queria acelerar e digitalizar a assinatura de documentos do seu departamento de Recursos Humanos. Além disso, pretendia eliminar as perdas de processos em papel. Com milhares de colaboradores e centenas de lojas, cada contrato ou alteração de turno gerava papel para imprimir, assinar e arquivar. Como resultado, o processo era lento, dispendioso e sujeito a extravios.
A Solução:
A DigitalSign desenvolveu um portal interno com as soluções ID Cert, para validação de identidade e onboarding, e o DS SigningDesk, para assinatura digital. Do lado do colaborador, a assinatura é biométrica, recolhida em signature pads. Do lado da administração, usa-se assinatura qualificada. Deste modo, cada documento fica assinado com pleno valor legal. Atualmente, o portal está em uso em 600 lojas.
O Resultado:
A assinatura digital nos recursos humanos eliminou toneladas de papel na gestão de turnos e contratos de trabalho. Além disso, um processo que demorava habitualmente duas semanas passou a concluir-se em poucos minutos. Como resultado, o departamento ganhou rapidez, rastreabilidade e controlo. Por fim, a redução de papel representa também um ganho de sustentabilidade para o Grupo.